Hutiloiden huipputuloksiin? Multitaskaamisesta työrauhaan

Hutiloiden huipputuloksiin? Multitaskaamisesta työrauhaan

Viime viikkoina somessa ja muissakin medioissa on ihastuttu termiin multipasking, johon ei ole voinut välttyä törmäämästä. Mutta kuinkahan todenmukainen termi on?

Multipasking (substantiivi) Tehdä samanaikaisesti montaa asiaa paskasti. Uuvuttaa tekijänsä,  mistään ei tule valmista ja se keskeneräinenkin on ihan paskaa. Vrt. Multitasking.

Resilion psykologi Emmi Nousiainen vahvistaa, että multipasking on asian ytimessä. “Se mikä näyttää tehokkaalta, ei todellisuudessa usein ole sitä”, Emmi kertoo. Aivot, kaikesta hienoudestaan huolimatta, pystyvät keskittymään vain yhteen asiaan kerrallaan. Todellisuudessa multitaskaaminen, eli monen asian yhtäaikainen tekeminen, on vain sitä, että siirrämme huomiotamme nopeassa tahdissa asiasta toiseen. Tämä kuluttaa energiaa, ja asiasta toiseen siirtyminen häiritsee molempien tehtävien kunnollista tekemistä. Häiriö on sitä isompi, mitä kauempana toisistaan tehtävät laadullisesti ovat.

Jo edellisessä blogikirjoituksessa Emmi muistutteli meitä antamaan aivoillemme työrauhan. “Jatkuvat keskeytykset kuormittavat aivoja. Aina ei voi kuitenkaan syyttää työkaveria tai työnantajaa keskeytyksistä, sillä keskeytämme itse itsemme vähintään yhtä usein kuin muut sen tekevät”, Emmi kuvaa. Juuri multitaskaaminen kumuloi usein keskeytyksiä, kun mieleen tulee vaikkapa toiseen tehtävään liittyvä asia, jonka kokee tärkeäksi hoitaa heti.

Emmiltä kuulin myös ADHD-tyyppisen oirekuvan lisääntyneen viime vuosina. Se on paljolti itseaiheutettua, sitä, että olemme opettaneet aivomme keskeytyksiin. Puhelin on ääntelee jatkuvasti vaatien huomiotamme. Ja vaikka meillä ei varsinaisesti ole edes asiaa toisillemme, voimme laittaa jakoon jonkun kivan päivänpiristyksen kuvan tai meemin muodossa, ihan vain saadaksemme pienen hengähdystauon. Aivot oppivat kaipaamaan keskeytyksiä ja “jotain uutta”, ja voimme tulla siitä jollain tapaa jopa riippuvaiseksi. Käynnissä on sama dopamiinin toimintaan perustuva aivojen palkitsemisjärjestelmä kuin muissakin riippuvuuksissa.

Pitäisikö meidän sitten vieroittaa aivojamme keskeytyksistä? Emmin mukaan kyllä. Yksi keino aivojen säästämiseen on kalenterin hallinta. Keskittymistä vaativille töille kannattaisi järjestää tunti-kaksi keskeytyksetöntä työaikaa, jolloin yrittää keskittyä vain siihen. Puhelin kannattaa laittaa äänettömälle ja piilottaa sähköpostin muistutusviestit näytön kulmasta häiritsemästä. Kalenteriin kannattaa lisäksi varata erikseen aikaa silpputöille. Omaa rytmiään kannattaa kuulostella: olenko parhaimmillani keskittymisen kannalta heti aamukahvin jälkeen, vai vasta iltapäivällä, kun juoksevat asiat on saatu alta pois? Onneksi tässä kirotussakin etätyömaailmassa monilla meistä on mahdollisuus itse suunnitella työaikaamme.

Näyttääkin pahasti siltä, että nyt kun emme enää voi ihannoida monen asian yhtäaikaista, näennäisen tehokasta tekemistä, joudumme keksimään muita tapoja ilmaista tehokkuuttamme. Sain aikoinaan vinkin, että päivittäinen kävely mappi kainalossa kiireisen näköisenä pitkin työpaikan käytäviä varmistaa sen, ettei esihenkilö tule tarjoamaan lisää töitä. Etätöissä tätä kuntokävelyä tosin ei ole kukaan näkemässä.

Kun työyhteisössä aletaan pohtia kognitiivista ergonomiaa, se voi tarkoittaa vaikkapa yhteisten käytäntöjen luomista: Kuinka pian kuuluu vastata sähköpostiin, mitä väyliä käytetään viestimiseen ja mitkä asiat ovat niin tärkeitä, että ne voivat keskeyttää ne “hiljaisiksi tunneiksi” sovitut ajat.   “Usein tämän tyyppisissä asioissa on syntynyt myös kirjoittamattomia sääntöjä ja oletuksia, joita on hyvä puhua auki”, Emmi huomauttaa. Yhteinen sopiminen syntyy keskustelun kautta. Yhteisten käytäntöjen ja sääntöjenkin tekeminen antaa tärkeitä raameja tekemiselle. On helppo toimia kun tietää, mitä minulta odotetaan ja toivotaan. Usein toisten toiveet ovat niin pieniä, ettei niitä tule edes ajatelleeksi. Ne voivat vaatia minulta vain vähän huomioimista, mutta parantavat jonkun toisen työhyvinvointia merkittävästi.

Työyhteisön kognitiivisen ergonomian tarkistukseen tai pelisääntöjen luomiseen kannattaa hyödyntää myös ammattilaisen apua. Kysy tarjousta kognitiivisen ergonomian selvityksestä tai siihen keskittyvästä Pysäkki-työskentelystä. Pitkäjänteisempään kehittämiseen voi hyvin hyödyntää myös Työpaikkapsykologin palveluita. Lue lisää ratkaisuistamme.

Kirjoittaja on Resilion työntekijä Anna Klemi

Resilio 2020