Erilaiset muutokset ovat tulleet työelämään jäädäkseen, ja muutoksen keskellä selviäminen vaatii uudenlaisia taitoja. Työelämässä organisaatiomuutokset seuraavat toisiaan, työn tekemisen tapa muuttuu, työvälineet ja kommunikaation tavat muuttuvat, ja kaikki tuntuu tapahtuvan yhä kiihtyvään tahtiin. Itseä koskettavilla muutoksilla on taipumus laittaa käyntiin ajatus- ja tunnetason liikehdintää, joka joskus voi yltyä hankalalta tuntuviin mittoihin.
Muutokset aiheuttavat myös konkreettisia toiminnan muutoksia, jolloin asioita tehdään eri tavalla kuin ennen, usein eri henkilöidenkin kanssa. Konkreettisiinkin muutoksiin ottaa aikaa sopeutua, ja monesti vielä vaikeampaa on pysyä mukana omien mielen sisäisten tulkintojen ja oman reagoinnin suhteen. Osaan muutoksista on helpompi sopeutua kuin toisiin. Vilpitön halu kehittää ja parantaa toimintaa on helpompi käsitellä ja hyväksyä kuin muutos, joka tuntuu pakon edessä sanellulta. Usein itse muutosta kuormittavampaa on se, miten se toteutetaan. Muutos, joka vaikuttaa oman arvon tuntoon, ei tunnu hyvältä. Työelämän muutoksissa riittävä kommunikointi ja tunne siitä, että muutoksen suunnittelussa näkemyksiäsi kuunnellaan ja otetaan huomioon, saa itse muutoksen yleensä tuntumaan helpommalta. Muutoksen keskellä selviäminen on pitkälti mielen sisäisten voimien kanssa toimeen tulemista: milloin epäilet kaikkea tai suret menetystä, milloin uteliaisuutesi voittaa ja ehkä innostutkin. Toisaalta moni yllättävä elämänmuutos, kuten sairastuminen, ei kysy lupaa tulla. Silloin shokin käsittelyyn kaipaa usein keskustelutukea.
Hyvä, inhimilliset ominaisuudet ja tunteet huomioiva muutoksen suunnittelu ja läpivienti vaatii paljon. Hyvin johdettu muutos auttaa muutoksesta selviämisessä. Se tarkoittaa muutokseen liittyvät tunteiden huomioimista ilman niiden vähättelyä, riittävää viestimistä ja keskustelun mahdollistamista. Kun turvataan mahdollisuus keskittyä ydintehtävään ja käsitellä uusiin odotuksiin sopeutumista, on muutostilanne mahdollista viedä läpi niin, että päästään nopeasti kiinni tehokkaaseen toimintaan.
Yksilölle
Yksilötasolla muutoksen keskellä selviäminen on usein selviytymiskamppailu. Siinä pinnistelyssä klisee “muutos on mahdollisuus” on aika kaukainen ajatus. Muutoksen onnistunut käsittely vaatiikin usein riittävästi tilaa menneestä luopumiseen ja jopa jonkin menetetyn suremiseen. Vaikka järjellä voisikin perustella itselleen muutoksen tarpeellisuuden, pitää jonkin osa mielestä kuitenkin kiinni tutussa ja turvallisessa ja haikailee vanhaa. Muutokset heilauttavatkin usein turvallisuuden tunnetta, ja vaikka tuleva voikin myös innostaa, liittyy muutokseen usein myös huolta tai jopa pelkoa.
Yksilön kohdalla muutosta voi ajatella sysäyksenä johonkin suuntaan, jota ei omalle kohdalleen ollut ajatellut. Joskus sysäys on voimakas, toisinaan asiat muuttuvat vähittäin, ja löytääkin itsensä uudenlaisesta tilanteesta. Saatat ihmetellä omaa reagointiasi, ja on vaikea tunnistaa, miksi olo tuntuu oudolta tai väärältä. Toivottukin muutos saattaa yllättää. Positiivisiin, pitkään tavoiteltuihinkin muutoksiin täytyy sopeutua, ja niihin voi liittyä myös vaikeita tunteita.
Muutoksia emme voi poistaa, mutta autamme sinua mielellämme kohtaamaan ja käsittelemään elämäsi asioita, ovat ne sitten eroja tai luopumisia, uusia ihmissuhteita tai tilanteita työssä ja muussa elämässä. Muutoksiin liittyvät reagoinnit, ajatukset ja tunteet ovat joskus hankalia. Vaatii voimia ja taitoa orientoitua uudelleen, ja jatkaa elämääsi “uudessa normaalissa”. Tilanteen tutkailu toisen kanssa auttaa. Yksikin tapaaminen ammattilaisen kanssa voi riittää uudelleensuuntautumiseen. Toisaalta muutos on aina prosessi. Lyhytterapia voi tarjota juuri sopivan mittaisen silloin kun kyse on henkilökohtaisen elämän muutoksista. Jos muutos liittyy työhön, myös työnohjaus on hyvä vaihtoehto muutostueksi.
Esihenkilölle
Muutos työpaikalla voi olla odottamaton tai siihen on voitu huolella valmistautua. Työpaikalla tapahtuvat muutokset ovat suurelta osin ennakoitavissa. Yllättävän usein valmistautuminen tahtoo silti jäädä, vaikka siihen olisi ollut mahdollisuus. Usein myös muutoksen seuraukset yllättävät ja tilannetta täytyy paikkailla jälkikäteen.
Hyvin johdettu muutos auttaa muutoksesta selviämisessä. Se tarkoittaa myös muutokseen liittyvät tunteiden huomioimista ilman niiden vähättelyä, riittävää viestimistä ja keskustelua. Kun turvataan mahdollisuus keskittyä ydintehtävään ja käsitellä uusiin odotuksiin sopeutumista, on muutos mahdollista viedä läpi niin, että päästään nopeasti kiinni tehokkaaseen toimintaan.
Esihenkilötyössä tärkeää on taito kannatella yhteisöä. Kannattelu tarkoittaa, että esihenkilö kestää alaistensa reaktioita mutta tukee myös normaalia työntekoa ja psykologista joustavuutta, jonka avulla sopeutuminen onnistuu. Esihenkilötyössä tämä tarkoittaa pysähtymistä ja ihmisten kohtaamista, huolien ja ajatusten kuuntelua, ei niiden kieltämistä, ja samalla vakauden tunteen välittämistä siitä, että asiat tavalla tai toisella järjestyvät. Tämä on vaativa tehtävä, erityisesti tilanteissa, joissa kaikille ei jatkoa samoissa töissä voi luvata. Kokemus omasta arvosta ja työn merkityksellisyydestä on useimmille tärkeä asia. Tätä esihenkilö voi aina vahvistaa, vaikka tiedossa olisi irtisanomisia.
Tarjoamme esihenkilöille keskustelutukea yksittäisinä tapaamisina ja prosessinomaisena työskentelynä. Esihenkilön oma jaksaminen jää helposti taka-alalle, kun työpaikalla tapahtuu paljon. Jos tiedossasi on tuleva muutos, etupainotteinen asian pohtiminen ja suunnittelu kannattaa. Jos käsilläsi on vaikeita tilanteita, etkä ehdi prosessoida omassa mielessäsi tarpeeksi, ulkopuolisen kanssa tuumailu voi antaa tilanteeseen sopivat suuntaviivat. Jos on jälkipuinnin tarvetta, voi arvokkaat opit ottaa jäsentyneesti talteen asiantuntijan kanssa, ja hahmottaa paremmin, mitä tästä opin ja mitä haluan tehdä jatkossa toisin.
Työyhteisölle
Muutoksissa tarvitaan psykologista joustavuutta niin yksilönä kuin työyhteisönä. Psykologisen joustavuuden elementtejä ovat mm. taito ja maltti pysähtyä havainnoimaan mitä tapahtuu ja mitä siitä ajatellaan, kyky irrottautua haitallisista uskomuksista, kyky liikkua kohti uutta, päivittäen samalla arvomaailmaa, joka tätä viitoittaa. Kun tulee takapakkia ja askeleita harhaan, pystytään suuntautumaan uudelleen kohti uusia päämääriä. Kaikesta tästä syntyy tiimin muutoskyvykkyys.
Tämä on kuitenkin vaikea tehtävä silloin, kun on voimakas tarve suojautua joltakin huolestuttavalta ja pelottavalta, muutokselta, joka ei ole mieluinen. Suojautumiseen liittyy voimakkaita mielipiteitä ja asenteita, vastustamista, haluttomuutta katsoa eteenpäin, koska käsillä olevassakin on jo ihan tarpeeksi. Silti muutos on yleensä vääjäämätön ja kyse on siitä, miten muuttuvan työyhteisön ja työpaikan kanssa löydetään uusi, toimiva psykologinen sopimus ja turvallisuus.
Tässä voi auttaa esimerkiksi tiimin keskustelutuki, joko muutamina tapaamisina tai pitkäjänteisempänä prosessina, kuten työnohjauksena. Keskustelutuki ei ole mitä tahansa puhetta. Se pyrkii tavoittamaan tiimin ajatukset ja tunnelmat. Tiimikeskustelu on osin edukatiivista ja valmennuksellistakin. Keskusteluissa puhutaan ryhmätason ilmiöistä ja yksilöllisistä kokemuksista niistä. Keskustelutuen tärkein tavoite on synnyttää vuoropuhelua, joka kantaisi myös tapaamisten ulkopuolella. Kovin usein joudumme toteamaan, kuinka vähän työstä puhutaan, ja kuinka paljon enemmän siitä pitäisi puhua, jotta selvittäisiin. Työstä puhuminen on työtä, ei turhaa ajanhukkaa. Se rakentaa aineetonta mutta olennaista tukiverkkoa työssä olemiselle ja työssä pärjäämiseksi muutostenkin keskellä
Johdolle
Kun organisaatiossa tehdään muutoksia, niitä pohditaan pääsääntöisesti prosessien sujuvuuden tai kustannustehokkuuden kannalta. Muutoksia kannattaisi arvioida myös inhimillisen arvon näkökulmasta. Tällöin pohdittaisiin inhimillisen pääoman kasvattamista ja sen tuomaa arvoa koko toiminnalle. Muutosten läpiviennissä on ymmärrettävä mielen prosessit, joihin liittyy sekä vastustamista että hyväksymistä. Muutosprosessin onnistumisen kannalta kyse on inhimillisten ilmiöiden hallinnasta ja johtamisesta asiajohtamisen rinnalla. Ihmisillä on luonnollinen hyvä sopeutumiskyky, kunhan se saa tuekseen rakenteet, jotka säilyttävät riittävän vakauden ja mahdollistavat uudistumisen. Sen lisäksi tarvitaan taitoja säilyttää psykologinen turvallisuus muutoksen keskellä.
Muutosprosessin suunnittelun kulmakivet ihmisten johtamisen näkökulmasta:
Suunta. Suunta kertoo tulevista odotuksista. Näkymä tulevaisuuteen vaikuttaa kokemukseen työn merkityksellisyydestä, miten työ jatkossa motivoi. Ihmisille on tärkeää pystyä suunnittelemaan ja ennakoimaan omaa toimintaa. Suunnasta puhuminen antaa ihmisille mahdollisuuden hallita tulevaa mielen tasolla. Heille syntyy visio tulevasta ja vähitellen konkreettisemmin käsitys siitä, mitä tulevaisuus käytännössä omalla kohdalla tarkoittaa.
Kommunikaatio. Työntekijät kaipaavat muutoksen toteuttamiseen perusteita. Kysymykseen “Miksi?” halutaan ymmärrettäviä vastauksia. Kommunikaatio koetaan myös arvonantona. Käytettävä kieli kertoo, halutaanko asioista kertoa aidosti ymmärryksen vahvistamiseksi vai koska niin nyt vain täytyy tehdä. “Muutosjargon” kertoo enemmänkin pakollisista tiedonannoista, joita täytyy pitää. Muutoksesta puhuminen ajatellen yksilöitä, tiimejä, johtamista, liiketoimintaa, olosuhteita, joissa kaikki tapahtuu, antaa enemmän tarttumapintoja ja ajattelun tukea.
Roolit ja vastuut. Uusi roolitus on mahdollisuus mielekkäisiin tehtäviin ja osaamisen hyödyntämiseen uudella innostavalla tavalla. Parhaimmillaan hyödyntämätön potentiaali pääsee käyttöön. Toivotut urasiirtymät ovat mahdollisia. Myönteiset urasiirtymät vahvistavat sitoutumista organisaatioon, psykologinen sopimus ei mene rikki vaan vahvistuu.
Johtaminen. Johtamiskäsityksestä voisi puhua ääneen useammin ja enemmän. Muutoksen kohdalla siihen on luonteva mahdollisuus. Voi olla, että muutoksessa johtamiskäsitystä ja -tapaa halutaankin uudistaa. Ihmisten muodostamalle systeemille on kerrottava, kuinka sen halutaan toimivan. Jos näin ei riittävän konkreettisesti tehdä, on paljon vaikeampi onnistua siinä mitä halutaan saada aikaan.
Mitä muutoksen läpiviennistä sitten pitäisi ajatella? Toisaalta nykymaailmassa yksilöiden on jollain tasolla pakko ymmärtää maailman muuttumista ja olla joustavia. Toisaalta yhteisön muutoskyvykkyys perustuu hallinnan tunteen ja psykologisen turvallisuuden säilyttämiseen, joka ei ole vain yksilöiden asia. Me ajattelemme, että huonosti hoidetut muutokset johtavat jopa muutostraumoihin, joiden jälkiä joudutaan hoitamaan vuosia. Onnistunut muutos perustuu suunnitteluun, läpivientiin ja seurantaan, jolloin pahimmat karikot vältetään. Kun muutos suunnitellaan kunnolla, siinä huomioidaan yksilöiden tarpeet sekä tehdään rehellinen arvio yhteisön muutoskyvykkyydestä, yhteisön eläessä vaiheita kypsyystasosta toiseen. Tällöin muutoksessa osataan turvata riittävä vakaus, ja annetaan tilaa uudistumiselle. Hyvin johdetussa muutoksessa johdetaan tietoa ja tunteita esimerkiksi tiedottamalla tarpeeksi ja käsittelemällä esille nousevia ajatuksia ja tunteita. Organisaatioteorioita sivuten muutoksessa on samaan aikaan otettava huomioon työn rakenteet ja prosessit sekä eri toimijuuden tasot (johto, esihenkilöt, tiimit, yksilöt). Muutos on monimutkaista, ja voi mennä monessa kohdassa vikaan, vaikka niin ei tarkoitettaisi.
Muutoksessa tarvitaan siis suunnittelua, aktiivista läpivientiä ja vastaan tulevien asioiden, erityisesti vastoinkäymisten, käsittelyä, sekä riittävän usein pysähtymistä tarkastelemaan, kuinka muutos sujuu. Muutoksissa onnistuminen tarkoittaa siis hyvin aktiivista, työyhteisön tarpeisiin mukautettua johtamista. Automaattiohjauksella saa tulokseksi mitä sattuu. Hallitummalla ja tietoisella toiminnalla saa enemmän sitä mitä piti.
Toteutamme kansanne ennakoivia muutostyöpajoja, joiden yhteydessä muodostuu dokumentaatio muutostarpeista ja niiden syistä sekä suunnitelma, miten muutos suunnitellaan ja viedään läpi juuri teidän tilanteessanne. Meidät saa myös kanssakulkijaksi muutokseen, jolloin muutostukea voidaan toteuttaa esihenkilö- ja tiimitasolla. Tärkein työkalumme on työstä puhuminen. Kysymme relevantit kysymykset ja autamme hahmottamaan mitä muutoksessa kannattaa ottaa huomioon ja mitä erityisesti seurataan. Jos tilanne on jo päällä, autamme selviytymään vastaan tulleiden asioiden kanssa.
Kiinnostuitko muutokseen liittyvistä työkaluista? Ota yhteyttä tai varaa aika!