Yksilölle

Yksilön näkökulmasta aivotyön ja aivoterveyden kysymykset leikkaavat nykyään yleensä koko elämän. Sekä työssä että vapaa-ajalla viestinnän rytmi on kiihtynyt, käytössä on usein useita rinnakkaisia viestintäkanavia, ja informaation, etenkin digitaalisen sellaisen, määrä on räjähtänyt. Moni kokee keskittymisen aiempaa vaikeammaksi ja elämän pirstaleisemmaksi. Vaikka myös aitojen ADHD-oireiden tunnistaminen ja tunnustaminen on nykyään aiempaa yleisempää ja helpompaa, on koetuissa keskittymishaasteissa usein kuitenkin kyse opitusta tavasta reagoida. Aivot ovat tottuneet nopeaan informaatiovirtaan, ja hitaammasta tekemisestä on vaikeampi saada palkitsevaa. Kadonneen keskittymiskyvyn palauttaminen on mahdollista, mutta vaatii pitkäjänteisyyttä ja suunnittelua.

Usein työssä aikatauluttamisen, suunnittelun ja ennakoinnin ja keskittymisen teemat vaikuttavatkin toinen toisiinsa. Mitä paremmin on työnsä hahmottanut, pilkkonut sopiviksi palasiksi ja kalenteroinut, sitä helpompi siihen on yleensä keskittyä. Monesti kyse ei ole pelkästään siitä, mitä tekee, vaan enemmän siitä, mitä jättää tekemättä. Työssä tarvitaan priorisointia, jota yleensä tukee oman työnkuvan kriittinen tarkastelu ja parempi hahmottaminen, usein esihenkilön tuella. Monella on täysin turhaan myös tapana olla koko ajan saatavilla erilaisissa viestintävälineissä ja tarkistaa sähköpostia tämän tästä. Iso osa työpäivän keskeytyksistä on itse asiassa itse aiheutettuja. Aivotyön kysymyksiin kietoutuu paljon myös muita työyhteisöön sekä ajatuksiin ja tunteisiin liittyviä teemoja. Usein välttelemme jollain tavalla ikäviä tai epäselviä työtehtäviä, eikä kyse olekaan keskittymisestä tai ”ehtimisestä”. Tai vaadimme itseltämme täydellisyyttä, ja ajaudumme viimeistelemään ja hiomaan hieman turhempiakin yksityiskohtia niin, että muut työt kärsivät.

Aivotyöhön liittyvien kysymysten tarkasteluun olemme kehittäneet erityisen aivotyönohjauksen, jossa saat tavanomaista työnohjausta enemmän vinkkejä ja konkreettista ohjausta aivoille toimivampiin työtapoihin.

Esihenkilölle

Moni esihenkilö on itse kovassa kuormassa, ja aivot ovat työpäivän aikana kovilla. Työssä korostuvat usein yhtäaikaisesti tarve tehdä laaja-alaisia työtehtäviä, jotka vaativat pitkäkestoista keskittymistä ja paneutumista sekä tarve olla alaisten ja sidosryhmien saatavilla ja tavoitettavissa. Tämä on yleensä haastava yhtälö, ja vaatii erityisen paljon suunnitelmallisuutta ja metatyötä. Toki esihenkilön työssä näkyvät kaikki muutkin tietotyön ominaispiirteet ja kuormitustekijät.

Aivotyön johtamisen näkökulmasta esihenkilö on avainasemassa. Hänen työhönsä kuuluu auttaa alaisia määrittelemään ja hahmottamaan omaa työnkuvaansa, tukea ja ohjata priorisoinnissa ja auttaa rakentamaan työn sujumista tukevia prosesseja. Esihenkilön vastuulla on myös työhön tehtävät kohtuulliset mukautukset ja kompensaatiokeinot, joita alainen saattaa tarvita aivotyönsä tueksi. Erilaiset oppimisen haasteet sekä neuropsykiatriset diagnoosit ovat lisääntyneet, tai ne tunnistetaan paremmin. Toisaalta työnkuvan muokkaamista ja tukikeinojen pohtimista voidaan tarvita myös työhön palattaessa erilaisten sairastumisten jälkeen, uupumistilanteissa sekä eläkevuosien lähestyessä.

Esihenkilö tukee työyhteisöä aivotyötä tukevien työtapojen ja pelisääntöjen määrittelyssä ja noudattamisessa. Myös erilaisilla tilaratkaisuilla, työaikasopimuksilla sekä etätyön pelisäännöillä voidaan vaikuttaa paljon aivojen jaksamiseen. Informaatiotulvan hallinta vaatii sopimuksia siitä, mitä viestitään, missä, ja kenelle. Muisti on nykypäivän työelämässä kovilla, ja muistin tukikeinoista on hyvä käydä säännöllistä keskustelua. Esihenkilö on tärkeässä roolissa myös aivotyöhön kietoutuvien ilmapiiri- ja vuorovaikutusteemojen käsittelyssä.

Työyhteisölle

Työyhteisön kulttuuri määrittää paljon aivotyön rakenteita ja pelikenttää. Yhteisössä on hyvä sopia pelisäännöistä esimerkiksi sisäisen viestinnän, palavereiden, keskeytysten ja tiedonhallinnan osalta. Yhteisön ilmapiiri luo puitteet keskustelulle, viestinnälle, ajatusten vaihtamiselle, luovuudelle ja aikaansaamiselle. Hyvässä, turvallisessa ilmapiirissä myös aivotyön haasteista voidaan keskustella ilman väärinymmärryksiä ja loukkaantumisia. Oppiva organisaatio keskustelee avoimesti myös virheistä ja epäkohdista. Yleensä taustalla ei ole niinkään yksilöön liittyviä tekijöitä, vaan kyse on juuri aivotyön rakenteista ja prosesseista.

Palaverit koetaan monesti varsinaiseksi murheenkryyniksi. Niihin liittyvää keskustelua onkin työyhteisössä hyvä käydä säännöllisesti. Mistä asioista olisi hyvä keskustella ja millä porukalla? Kuinka usein ja kuinka pitkään? Mikä palaveri taas olisi voinut olla sähköposti? Informaation määrä räjähtänyt, eivätkä rajattomat pilvipalvelut ja jaetut levyt ainakaan helpota sen hahmottamista ja hallintaa Minne tietoa tallennetaan? Mitä tietoa tallennetaan? Kuka siitä vastaa tallentamisen jälkeen? Myös sisäinen keskustelu erilaisilla alustoilla vaatii yhteisiä sopimuksia. Mistä kaikesta viestitään ja kenelle? Kuinka nopeasti vastausta odotetaan? Eri tiimien ja organisaation osien rajapintoihin syntyy usein hankausta, joka liittyy erilaisiin odotuksiin ja siihen, että kaikesta tarpeellisesta ei ole yhteisesti sovittu. Vuosien saatossa organisaatioihin syntyy paljonkin epämääräisiä tehtäviä, niitä kuuluisia ”jonkun” hommia, jotka eivät varsinaisesti kuulu kenenkään työnkuvaan, mutta joiden kuitenkin odotetaan hoituvan. Työnkuvien yhteinen läpikäyminen ja sekä tiimin että yksilöiden perustehtävien määrittely usein selkiyttää odotuksia ja näitä harmaita alueita.

Johdolle

Tämän päivän johtaminen on pitkälti aivotyön johtamista. Tekoälyn kehitys ohjaa ajattelemaan, että tehostamista saavutetaan ensisijaisesti siihen tukeutumalla. Välillä tuntuu, että tässä kehityksessä unohtuu ihmisaivojen ylivertainen käyttöliittymä ja sen mahdollisuuksien optimointi. Aivojen kannalta optimaalinen työympäristö mahdollistaa inhimillisen potentiaalin hyödyntämisen ja tukee samalla työhyvinvointia. Kognitiivisen ergonomian johtamisella voidaankin merkittävästi kohentaa tuottavuutta ja henkilöstön hyvinvointia. Aivotyön puitteet luodaan fyysisen, sähköisen, organisatorisen ja henkisen ympäristön rakenteilla ja ilmapiirillä, eikä niitä kannata aliarvioida. Työolot vaikuttavat suoraan kognitiiviseen ergonomiaan. Työssä menestyminen vaatii tiedonkäsittelyn vaatimusten tunnistamista. Toisaalta aivotyön kannalta huonot olosuhteet voivat näkyä uupumisina, sairaspoissaoloina sekä työtehon laskuna.

Aivotyön johtamisen tulee olla suunnitelmallista ja kattaa organisaation kaikki tasot yksilöstä tiimeihin ja johtoportaaseen. Iso osa aivotyön kuormituksesta liittyy työssä käytettäviin ohjelmiin ja sovelluksiin sekä informaation käsittelyyn. Myös riittävä resurssointi mahdollistaa ajankäyttöön huokoisuutta, jota osa inhimillisestä tiedonkäsittelystä vaatii.