Hutiloiden huipputuloksiin? Multitaskaamisesta työrauhaan

Monen asian yhtäaikainen tekeminen on harvoin tehokasta

Viime viikkoina somessa ja muissakin medioissa on ihastuttu termiin multipasking, johon ei ole voinut välttyä törmäämästä. Mutta kuinkahan todenmukainen termi on?

Multipasking (substantiivi) Tehdä samanaikaisesti montaa asiaa paskasti. Uuvuttaa tekijänsä,  mistään ei tule valmista ja se keskeneräinenkin on ihan paskaa. Vrt. Multitasking.

Resilion psykologi Emmi Nousiainen vahvistaa, että multipasking on asian ytimessä. “Se mikä näyttää tehokkaalta, ei todellisuudessa usein ole sitä”, Emmi kertoo. Aivot, kaikesta hienoudestaan huolimatta, pystyvät keskittymään vain yhteen asiaan kerrallaan. Todellisuudessa multitaskaaminen, eli monen asian yhtäaikainen tekeminen, on vain sitä, että siirrämme huomiotamme nopeassa tahdissa asiasta toiseen. Tämä kuluttaa energiaa, ja asiasta toiseen siirtyminen häiritsee molempien tehtävien kunnollista tekemistä. Häiriö on sitä isompi, mitä kauempana toisistaan tehtävät laadullisesti ovat.

Jo edellisessä blogikirjoituksessa Emmi muistutteli meitä antamaan aivoillemme työrauhan. “Jatkuvat keskeytykset kuormittavat aivoja. Aina ei voi kuitenkaan syyttää työkaveria tai työnantajaa keskeytyksistä, sillä keskeytämme itse itsemme vähintään yhtä usein kuin muut sen tekevät”, Emmi kuvaa. Juuri multitaskaaminen kumuloi usein keskeytyksiä, kun mieleen tulee vaikkapa toiseen tehtävään liittyvä asia, jonka kokee tärkeäksi hoitaa heti.

Emmiltä kuulin myös ADHD-tyyppisen oirekuvan lisääntyneen viime vuosina. Se on paljolti itseaiheutettua, sitä, että olemme opettaneet aivomme keskeytyksiin. Puhelin on ääntelee jatkuvasti vaatien huomiotamme. Ja vaikka meillä ei varsinaisesti ole edes asiaa toisillemme, voimme laittaa jakoon jonkun kivan päivänpiristyksen kuvan tai meemin muodossa, ihan vain saadaksemme pienen hengähdystauon. Aivot oppivat kaipaamaan keskeytyksiä ja “jotain uutta”, ja voimme tulla siitä jollain tapaa jopa riippuvaiseksi. Käynnissä on sama dopamiinin toimintaan perustuva aivojen palkitsemisjärjestelmä kuin muissakin riippuvuuksissa.

Pitäisikö meidän sitten vieroittaa aivojamme keskeytyksistä? Emmin mukaan kyllä. Yksi keino aivojen säästämiseen on kalenterin hallinta. Keskittymistä vaativille töille kannattaisi järjestää tunti-kaksi keskeytyksetöntä työaikaa, jolloin yrittää keskittyä vain siihen. Puhelin kannattaa laittaa äänettömälle ja piilottaa sähköpostin muistutusviestit näytön kulmasta häiritsemästä. Kalenteriin kannattaa lisäksi varata erikseen aikaa silpputöille. Omaa rytmiään kannattaa kuulostella: olenko parhaimmillani keskittymisen kannalta heti aamukahvin jälkeen, vai vasta iltapäivällä, kun juoksevat asiat on saatu alta pois? Onneksi tässä kirotussakin etätyömaailmassa monilla meistä on mahdollisuus itse suunnitella työaikaamme.

Näyttääkin pahasti siltä, että nyt kun emme enää voi ihannoida monen asian yhtäaikaista, näennäisen tehokasta tekemistä, joudumme keksimään muita tapoja ilmaista tehokkuuttamme. Sain aikoinaan vinkin, että päivittäinen kävely mappi kainalossa kiireisen näköisenä pitkin työpaikan käytäviä varmistaa sen, ettei esihenkilö tule tarjoamaan lisää töitä. Etätöissä tätä kuntokävelyä tosin ei ole kukaan näkemässä.

Kun työyhteisössä aletaan pohtia kognitiivista ergonomiaa, se voi tarkoittaa vaikkapa yhteisten käytäntöjen luomista: Kuinka pian kuuluu vastata sähköpostiin, mitä väyliä käytetään viestimiseen ja mitkä asiat ovat niin tärkeitä, että ne voivat keskeyttää ne “hiljaisiksi tunneiksi” sovitut ajat.   “Usein tämän tyyppisissä asioissa on syntynyt myös kirjoittamattomia sääntöjä ja oletuksia, joita on hyvä puhua auki”, Emmi huomauttaa. Yhteinen sopiminen syntyy keskustelun kautta. Yhteisten käytäntöjen ja sääntöjenkin tekeminen antaa tärkeitä raameja tekemiselle. On helppo toimia kun tietää, mitä minulta odotetaan ja toivotaan. Usein toisten toiveet ovat niin pieniä, ettei niitä tule edes ajatelleeksi. Ne voivat vaatia minulta vain vähän huomioimista, mutta parantavat jonkun toisen työhyvinvointia merkittävästi.

Työyhteisön kognitiivisen ergonomian tarkistukseen tai pelisääntöjen luomiseen kannattaa hyödyntää myös ammattilaisen apua. Kysy tarjousta kognitiivisen ergonomian selvityksestä tai siihen keskittyvästä Pysäkki-työskentelystä. Pitkäjänteisempään kehittämiseen voi hyvin hyödyntää myös Työpaikkapsykologin palveluita. Lue lisää ratkaisuistamme.

Kirjoittaja on Resilion työntekijä Anna Klemi

Mitä tekemistä neuropsykologialla on työelämän kanssa?

Neuropsykologinen osaaminen tukee työtä

Se mikä näyttää tehokkaalta työskentelyltä, ei ehkä aivoja ajatellen olekaan sitä.

Itsekin aivot omistavana ja hetkittäin niiden terveydestä huolestuneena halusin kuulla, mitä annettavaa neuropsykologialla on työelämälle ja mitä tarkoittaa kognitiivinen ergonomia. Haastattelin Resilion neuropsykologiaan erikoistuvaa psykologia Emmi Nousiaista aiheesta. ”Neuropsykologialla tarkoitetaan ymmärrystä aivoista, kognitiivisista toiminnoista ja niiden suhteesta ihmisen käyttäytymiseen”, hän kertoo. Valtaosassa nykypäivän töitä ihminen ja ihmisaivot ovat tärkein työn tekemisen väline, jonka hyvinvoinnista ja tehokkuudesta olisi hyvä pitää huolta. Aivojen hyvinvointiin voisi investoida samalla lailla kuin vaikkapa koneiden hankintaan ja huoltoon. ”Neuropsykologia tarjoaa tähän tieteelliseen näyttöön ja ymmärrykseen perustuvia keinoja”, Emmi summaa. ”Kognitiivinen ergonomia taas pyrkii muokkaamaan työtä ja työn tekemisen tapoja aivoille sopivaksi.”

Emmin kuvailemana aivot kuulostavat kiehtovalta laitokselta, mutta hienoudestaan huolimatta ne eivät ole pysyneet kaikilta osin kehityksen kelkassa. Siirtyminen tietoyhteiskuntaan muutama kymmenen vuotta sitten vaatii aivoilta sopeutumista, jossa meidän on niitä autettava. ”Aivojen näkökulmasta olemme edelleen keräilijä- metsästäjiä, emme tietotyötä tekeviä multitaskaajia”, Emmi kertoo. Työelämä on välillä yhtä silppua ja keskeytystä keskeytyksen perään. Ei tarvitakaan neuropsykologia kertomaan, että se rasittaa, sen tuntee ihan omassa olossaan, usein kiristyneenä pinnana.

Aivotyö ei ole haitallista, mutta kiire ja intensiteetti heikentää ajattelun laatua

Lohdullista on, että aivot eivät varsinaisesti kärsi käytöstä, ne on luotu ajattelua varten. Aivotyö itsessään ei ole vaarallista tai edes haitallista, mutta liiallisesta työn määrästä ja intensiteetistä sekä palautumisen puutteesta usein aiheutuva krooninen stressitila on myrkkyä aivoille. ”Kiireellä ja paljon” ei ole aivojen toiminnan kannalta yleensä tehokkainta tai ainakaan laadukkainta. Aivot tulkitsevat kiireen usein uhaksi, ja huolestuttavissa tilanteissa ”liskoaivomme”, eli varhaisemmat, alemmat aivojen osat aktivoituvat hälytysvalmiuteen. Tällöin ajattelu kapenee, ja kokonaisuuden hahmottaminen ja pidemmän tähtäimen suunnittelu vaikeutuu. Aivot toimivat parhaiten rentoutuneessa tilassa, etenkin luovuutta vaativassa työssä. Se mikä näyttää tehokkaalta työskentelyltä, ei ehkä aivoja ajatellen olekaan sitä.

Vähän yllättäen Emmi ei kuitenkaan tuominnut töiden tuomista kotiin, sitä että iltalenkillä saatan miettiä huomisen päivän työkuvioita. Ehkä sitä ei olisi edes realistista vaatia nykyisenlaisessa työelämässä. Nykyajan tietotyötä on vaikea laittaa raameihin, ja jättää töitä työpaikalle, etenkin nyt, kun työt tehdään koronan vuoksi pääosin kotona. ”Tärkeintä on huolehtia palautumisesta ja antaa itselleen lupa myös työskennellä välillä pienemmällä intensiteetillä tai pitää vaikka pidempi tauko päiväsaikaan”, Emmi summaa. ”Töihin karkaavat ajatukset eivät myöskään saisi haitata kohtuuttomasti vaikkapa perheen kanssa vietettyä aikaa.” Palautuminen vaatii kykyä psykologisesti irrottautua stressinaiheesta. Aivot tarvitsevat myös riittävästi unta, mukavaa tekemistä ja sosiaalisia suhteita.

Keskustelu Emmin kanssa herätti minut miettimään omaa aivoterveyttäni uudesta näkökulmasta ja päätin tehdä muutaman pienen muutoksen arjessani aivojeni hyväksi. Seuraavassa blogissa tarjoamme lisäksi käytännön vinkkejä oman työn muokkaamiseen kognitiivisen ergonomian keinoin.

Kirjoittaja on Resilion työntekijä Anna Klemi